България и редица други държави обявиха извънредно положение. Оказа се, че е напълно възможно животът ни да се промени внезапно и без да имаме предварителен план за това. Нека да си признаем – никой не очакваше точно това…

Със сигурност ситуацията с новия COVID-19 ще се отрази сериозно на бизнеса. В някои сектори и особено сред малки и средни по размер компании това дори може да се окаже фатално. Все още чакаме правителството да обяви подробности за мерките в подкрепа на компаниите. Докато това се случи, ето някои мерки (без претенции за изчерпателност), с които вашата фирма може да предпази максимално служителите в офиса, както и целия си бизнес. Тези препоръки могат да послужат на управители, HR специалисти или всеки, който отговаря за вътрешната комуникация във фирмата. Ние в Медияпост Хит Мейл се опитваме да внедрим всяка една от тях максимално бързо. Според нас всяка отговорна компания също трябва да ги приложи. Затова и споделяме с вас този текст.  

Проверете внимателно фактите

Не се доверявайте на всичко, което чуете или прочетете за мерките за справяне с критичната ситуация. Надали COVID-19 може да се повлияе от яденето на повече чесън, както твърдяха някои забавни статии в медиите. Противно на очакванията, някои противовъзпалителни лекарства също може би ще се окажат неподходящи за лечението на коронавирус. Нека да прилагаме само мерки, които най-добрите експерти препоръчват, а не да вярваме на самозванци.

Затова е важно да проверите внимателно фактите около пандемията, с които е добре да се съобразите. Препоръчваме да следите най-вече какво пише в официалния сайт на Световната здравна организация (СЗО) и в бюлетините на официалните институции, отговорни за овладяването на вируса. За информацията там (с изключение на някои числови данни по държави, както се оказа наскоро) можете да бъдете спокойни, че е доказана и проверена. Разгледайте внимателно и често споменаваните митове за справяне с новия вирус. Изключително важно е да подготвите за колегите си максимално адекватна и коректна информация.

Обяснете ситуацията на разбираем език

Твърде голямото количество информация и разнопосочните мнения относно справянето с коронавируса правят разбирането на ситуацията трудна за разбиране. Важно е да се адресира сериозността на пандемията, но без да се предизвиква паника. Затова е добра идея да подготвите вътрешна информация, свързана с COVID-19. Разгледайте неговите особености, симптоми, начин на разпространение и реакция при настъпили усложнения.

Важно е всеки от вашите колеги да знае какво трябва да направи, ако има съмнения, че е заразен. Същото важи и за неговите близки и познати. Отговорността за справяне с изненадващата и неприятна ситуация е както индивидуална, така и обществена. Колкото по-добре и по-бързо реагираме всички, толкова по-кратко ще бъдем в това положение. Списък с често задаваните въпроси и мерки за защита от заразяване може да свърши много полезна работа. Важно е и да се убедите, че всеки от служителите ви има удобен достъп до него. Осигурете печатно копие на достъпно място в офиса, но и качете документа електронно в споделено с всички онлайн пространство. От тук можете да изтеглите и един примерен текст.

Посрещнете спокойно страховете на колегите

Много важно е и да покажете на служителите на фирмата, че разбирате техните притеснения, както и да ги запознаете с намеренията си за бъдещето на бизнеса. Сред най-големите страхове в момента, освен заплахата от зараза, е и страхът за това хората да не загубят работата си. Важно е да им покажете какви мерки взимате за това, както и да споделите с тях какви са възможните сценарии за близкото бъдеще. Направете това още в началото, за да покажете на колегите си, че се отнасяте към проблема напълно отговорно.

Погрижете се за административните въпроси

За някои компании работата от вкъщи не е нещо ново. За други обаче това може да е първият подобен случай. Добре е да знаете, че когато служителите ви работят дистанционно, трябва да имате допълнителни споразумения с тях за това. Такива са условията на регулаторните органи, въпреки че предвид създалото се напрежение е твърде вероятно това изискване да отпадне. В момента надали има разумна институция, която да не поощрява работата от вкъщи там, където е възможно. Доста по-сложен е казусът пред компании в производствения сектор, където т.нар. home office на практика е изключен заради спецификата на работата.

Допълнителен документ, за който трябва да помислите, е заповедта за вземане на мерки за защита и хигиена в офиса. Това е нареждане от страна на управителя на компанията за задължителните мерки, които всеки един от колегите, които са останали да работят в офиса, трябва да спазва. Тук се урежда и ограничаването на достъпа за външни лица, както и спазването на предписаните мерки и от тяхна страна, ако е наложително все пак някой да влезе в помещенията на компанията.

Промени в документите и наличните ресурси

Създалата се ситуация може да изисква и промяна на правилника за вътрешния ред или други правила, приети в рамките на фирмата. Надали в момента на създаването на тези важни вътрешни документи някой си е представял, че повечето държави по света ще трябва да се борят срещу нов и опасен вирус като COVID-19. Затова е добре човекът, който най-добре познава вътрешната ви документация, да прецени какво трябва да се промени или добави.

Не по-маловажен е и въпросът с намаляващия обем на бизнеса. Голяма част от компаниите може да се окажат в точно такава ситуация, при това още от тази седмица. При това положение трябва да предвидите какво да правите с хората, за които не можете да осигурите достатъчно работа. Вариантите с платен и неплатен отпуск винаги са налице, но може да помислите и за пренасочване на човешки ресурс към друго звено на бизнеса, ако имате такава възможност. Това също е съпроводено с доста допълнителна документация. 

Обяснете на клиентите и доставчиците си какви мерки предприемате

Всеки човек, независимо от това къде се намира в момента, трябва да е спокоен, че хората, с които му се налага да общува често, са подготвени за ситуацията с коронавируса. Затова е добра идея да опишете мерките за защита, които предприемате, а след това да ги изпратите на своите клиенти и доставчици. Най-бързият начин за това е като използвате имейлинг и профилите си в социалните мрежи, но ако разполагате с човешки ресурс, можете да го направите и по телефона. При всички случаи е важно да покажете, че сте наясно с опасността от разпространение на COVID-19, както и че знаете какво да правите.

Погрижете се за устойчивостта на бизнеса си

В ситуация на такова внезапно извънредно положение, може би най-важното нещо, което трябва да направите, е да гарантирате, че работата в офиса ви няма да спре. В случай на заразен служител на фирмата ви автоматично всички, контактували с него, ще попаднат под карантина. Ако за бизнесът ви е наложително поне някои служители да работят в офиса, трябва да се погрижите това да се случи. В Медияпост Хит Мейл например ще разделим екипите на две части. Една част от хората ще работят дистанционно в продължение на две седмици, а другата ще може да избира дали да работи от вкъщи или от офиса. След това ролите се сменят. Двете групи няма да се засичат помежду си и ще имат ясни инструкции за ограничаване на социалните контакти помежду си.

Така в случай че някой от служителите се окаже заразен с коронавирус, рискуваме под карантина да попадне само половината екип. Това ще ни гарантира, че ще можем да обслужваме клиентите си без непредвидени прекъсвания. Разбира се, никога нямаме 100% гаранция, че COVID-19 няма да изненада и двете групи, но ако заразени са двама души, които са работили само дистанционно, няма да се налага да поставяме под карантина и останалите.

Лични предпазни средства

Не трябва да забравяме и за т.нар. лични предпазни средства: маски, продукти за дезинфекция или спирт, ръкавици и др. Наистина е трудно да ги намерите по аптеките в момента, но можете да използвате и алтернативни продукти – мокри кърпички с алкохолно съдържание, платнени маски, ръкохватки и др. Важно е да покажете на служителите в компанията, че сте загрижени за здравето им, както и че няма да спестите средства, за да им гарантирате максимално защитена среда.

Общувайте предимно виртуално

За никого не е тайна, че съвременното общуване в по-гоялмата си част е опосредено от технологиите. Затова и няма да е трудно да реорганизирате работата в офиса така, че да провеждате онлайн седмичните оперативки, срещите на отделните екипи или дискусии с клиенти/доставчици. Платформи като Skype, Zoom, GoToMeeting/GoToWebinar и др. ви дават богат избор за това. Възможностите за споделяне на екрани, активно общуване между всички участници, както и опцията за чат ще ви помогнат срещите на екипа да бъдат максимално пълноценни. За споделяне на файлове можете да използвате платформи като Dropbox, Google Drive, OwnCloud и много други. Наистина е въпрос на избор между няколко чудесни инструмента, с различни предимства и недостатъци или платени и безплатни версии. Ще трябва да осигурите на служителите си и необходимите технологични средства – напр. лаптопи с инсталиран софтуер или закупени лицензи за използване на програми, достъпни онлайн (т.нар. SaaS или Софтуер като услуга).

Актуализирайте информацията максимално често

Важно е да знаете в какво състояние е бизнеса ви всеки ден, а понякога дори и по-често. Добре е да имате ясна представа за това на какъв етап са различните проекти в компанията и до каква степен ще се повлияят от ситуацията с COVID-19. Един периодично обновяван статус за всеки от проектите ще ви осигури по-добра предвидимост и ще ви помогне да вземете правилни решения тогава, когато е необходимо.

Същото важи за актуалната информация от страна на правителството. Ако се вземе решение за още по-сериозно затягане на мерките срещу разпространение на коронавируса, това може да промени незабавно ситуацията за вас. Наистина никой не може да предвиди какво ще се случи в следващите няколко дни, но по-добре да имате лош план, отколкото никакъв. Може да се наложи да затворите офиса и всички да работят от вкъщи. Или да промените начина на доставка на стоки, ако затворят пътищата. Или да реагирате бързо с документи и доказателства, в случай че подлежите на частична компенсация или помощ от държавата, колкото и нереалистично да звучи това за някои бизнеси. Затова следете внимателно добрите новинарски сайтове или канали.

Осигурете допълнителни занимания за по-малко натоварените колеги

В повечето случаи количеството на работа в различните отдели на една компания не е еднаква. В определен период от време някои колеги са по-натоварени от други. Вашата фирма може да се окаже в ситуация, при която хората, работещи от вкъщи, да нямат достатъчно работа. Това може би е добър случай, за да им възложите приключването на добре забравен стар проект с нисък приоритет. Или да подобрите квалификацията им с допълнителен онлайн курс, за който няма да имат оправдание, че не им достига времето. А защо да не ги ангажирате с разработването на нов продукт или услуга, които ще ви бъдат полезни, когато истерията около коронавируса отшуми? Обърнете нещата във ваша полза и ще разполагате с нови идеи и с по-мотивиран екип. И никой отговорен служител няма да е против това, особено ако му покажете, че това е начинът временно да му осигурите достатъчно работа, докато бурята поутихне.

Мислете какво ще се случи след това

Всичко това ще ви позволи да бъдете максимално подготвени, когато ограниченията върху бизнеса и извъндердното положение отпаднат. Това със сигурност ще се случи, въпросът е кога и по какъв начин. Но ако следвате един добър план, ще излезете от кризата много по-гъвкави и способни да посрещнете нови предизвикателства от своите конкуренти. Помислете и за това по какъв начин ще съобщите на клиентите си, че могат да разчитат на вас отново, когато и те се възстановят от шока. Една добре планирана PPC кампания или масов имейлинг например могат да ви свършат чудесна работа в случая. Така ще наваксате по-бързо загубите, ако сте претърпели такива по време на извънредното положение.  

Обобщение

Проблемите на компаниите в резултат от разпространението на коронавируса са изключително сериозни. За да осигурите максимална защита на колегите си, е добре да приложите някои полезни и адекватни мерки. Помислете за всички възможни начини да обезпаразитите офиса. Личните предпазни средства са чудесно допълнение, стига да можете да ги закупите. Не забравяйте и за важната документация, свързана с работата от разстояние или задълженията, свързани с осигуряване на безопасна работна среда. Намерете начин да общувате виртуално с колегите, клиентите и доставчиците си, вместо да се събирате на поредната среща.

Актуализирайте информацията периодично, за да сте в час с промените. Помислете и за това как да осигурите допълнителни занимания за по-свободните си колеги, така че да имате максимална полза от тях. Не забравяйте и да се подготвите максимално добре за предстоящото овладяване на ситуацията с коронавируса, независимо от това кога ще настъпи то. Всичко това е от изключително голямо значение за бъдещето на вашия бизнес.

Какво можете да направите сега?

1. Вече сме помогнали на много компании като Вашата, в десетки европейски държави и на различни езици. Затова, независимо от това какви са продуктите или услугите, които предлагате, със сигурност ще можем да Ви бъдем полезни. Свържете се с нас още сега, за да обсъдим заедно какво можете да направите, за да постигнете по-добри резултати от досегашните. Възможностите са толкова много!

2. Ако тази статия от блога ни Ви харесва и искате да получавате известия при публикуване на нова статия, абонирайте се за бюлетина ни, като кликнете тук. Ще Ви изпращаме имейл винаги когато имаме ново и полезно за Вас съдържание.

3. Ако искате да работите при нас, изпратете ни имейл на office@mhm.bg като посочите в коя област от услугите ни искате да работите с какво според Вас можете да допринесете за общата ни цел – по-добри резултати за клиентите на „Медияпост Хит Мейл“.

4. Разкажете и на приятелите си за чудесното съдържание, което публикуваме в блога. Споделете линк към тази статия само с един клик в LinkedIn, Twitter или Facebook.